Sinn und Unsinn virtueller Messen und Events
Warum wir digitale Veranstaltungen gerne hinterfragen
Virtuelle Messe, aber wie?
Wenn Roadshows und Fachmessen durch Corona nicht stattfinden können und große Veranstaltungen rein digital umgesetzt werden, fühlen sich Unternehmen nahezu verpflichtet, virtuelle Veranstaltungsräume für sich zu erschließen.
Wir finden virtuelle Messen und Events gar nicht schlecht, wie vielleicht der Titel unseres Beitrags vermuten lässt - ganz im Gegenteil. Digitale Veranstaltungen öffnen spannende Kommunikationsmöglichkeiten - sowohl für die B2C-, und B2B-Kommunikation oder den Vertrieb, aber auch für die unterschiedlichsten Bereiche des eigenen Unternehmenskosmos, z.B. das Recruiting oder interne Prozesse.
Aber sie sind eben nicht dasselbe wie Fach- oder Karrieremessen, auf denen wir Produkte und Neuerungen direkt zum Anfassen vor uns haben oder Kunden und potenzielle Mitarbeiter inklusive Gestik, Mimik UND Körpersprache kennenlernen können.
Sie können die persönliche Konversation nicht genauso abbilden: Immerhin sehen wir digital unser Gegenüber nur in 2D und meistens nichtmal ganz. Außerdem bringt ein völlig anderes technisches Umfeld auch seine eigenen Abläufe und Besonderheiten für Kommunikation und Interaktion mit sich - und darum geht es bei Events: Direkter und unmittelbarer Kontakt.
Unsere Herangehensweise an digitale Events
Auch wenn es nahe liegt über den digitalen Ersatz der Fachmessen zu schreiben, sind wir der Meinung, dass es keinen wirklichen Ersatz für physische Events geben kann. Ein Achterbahn-Video ersetzt einfach nicht die Achterbahnfahrt.
Wir müssen die Besonderheit digitaler Veranstaltungen verstehen und den Fehler vermeiden, sie nur als eine digitale Kopie des physischen Erlebnisses zu betrachten. Denn virtuelle Live-Kommunikation kommt mit ganz anderen Anforderungen.
In diesem Beitrag erfahren Sie
Nicht immer ist ein digitales Event das passende Format
Bevor Sie damit beginnen, Ihre virtuelle Messe oder ein digitales Event zu planen, empfehlen wir: Überlegen Sie sich das “Warum” und danach erst das “Wie”.
Das hat einen einfachen Grund: Kein Event kann 1:1 auf digital übertragen werden - und nicht immer lohnt es sich, nur in Event-Formaten zu denken. Vergewissern Sie sich erst, dass die Rolle der Veranstaltung bei Ihrer Zielerreichung überhaupt auf ein digitales Event übertragbar ist. Wenn nicht, prüfen sie alternative virtuelle Kommunikationswege, mit denen Sie Ihre Unternehmensziele effizienter und kostengünstiger erreichen können - auch wenn das bedeutet, sich zumindest vorerst von einem Event-Format zu verabschieden.
Der Worst Case für jedes Event:
Die Besucher bleiben aus. Unterhaltung und gutes Storytelling zu jedem Moment der Event-Kommunikation- und Durchführung sind der Schlüssel, um die Teilnehmerzahl zu erhöhen, die No-Show-Rate zu verringern und Besucher nicht während der Veranstaltung zu verlieren.
Digital gilt genauso wie analog: Eine positive Customer Journey zählt.
Photo by Ron McClenny on Unsplash
3 Faktoren für erfolgreiche Veranstaltungen online
Wenn eine Entscheidung für ein Live-Event gefallen ist und Sie definiert haben, wie es auf Ihre Ziele einzahlt, machen Sie sich Gedanken, welche Faktoren für den Erfolg des virtuellen Ereignisses eine Rolle spielen. Wir haben unsere Erfahrungen für Sie zusammengefasst:
- Digitale Events sind TV-Shows
- Denkwürdige Shows leben von Spannung und Vielseitigkeit
- Interaktionen mit dem Publikum sind goldwert
Digitale Events sind TV-Shows
Um eine gute Show zu bieten, empfehlen wir, sich die richtigen Best Practices anzuschauen - und dem, was wir mit digitalen Events zu erreichen versuchen, kommen Beispiele von Fernsehshow-Produktionen am nächsten.
Wenn Sie zum Beispiel an große digitale Ereignisse wie die legendären Apple Keynotes denken, fällt Ihnen auf, wie sehr sie eben genau diesen großen Fernsehshow-Produktionen ähneln. Sicherlich handelt es sich dabei auch um physische Ereignisse - aber das nur für einige wenige Zuschauer, denn für die weitaus größere Mehrheit ist es ein digitales Erlebnis.
Apple Keynote: One more thing.
Quelle: Apple, YouTube
Was eine gute Show ausmacht
Da bei digitalen Veranstaltungen die meisten Erfahrungen aus dem wirklichen Leben rund um alle Keynotes fehlen, ist die Qualität der Keynotes und Vorträge besonders zentral.
Präsentationen und Demos müssen mit einem viel höheren Qualitätsniveau geschrieben und produziert werden.
Das bedeutet in erster Linie
1. Chefredaktion ist Pflicht!
Die Veranstaltung erfordert eine*n Chefredakteur*in, der sich um die Gesamtstory, die inhaltliche Fertigstellung, den Wortlaut und die Tonalität usw.. Der gesamte Inhalt muss gut abgestimmt und geplant sein.
2. Produzieren Sie die Inhalte in besonders hoher Qualität vor.
Präsentationen müssen in Formulierung, Ablauf, Layout und Design State-of-the-Art sein. Dies erfordert innovative Präsentationsarbeit von Experten und wir empfehlen zusätzliche Zeit für wirklich gutes Design einzuräumen, damit Zuschauer auf jeder neuen Folie mit guten visuellen Erfahrungen belohnt und unterhalten werden.
Gut gescriptet und ausgeführt können zum Beispiel auch vorbereitete Videoclips großartige Unterhaltung sein und die Veranstaltung auflockern.
3. Der Inhalt muss vielseitig sein.
Zuschauer werden digital besonders schnell müde, wenn sie sich stundenlang dieselbe Art von Inhalt ansehen. Bieten Sie ihnen vielseitige Inhalte und wechseln von Live-Vorträgen zu vorproduzierten Videos, Animationen, Live-Übertragungen von anderen Veranstaltungsorten, Expertengesprächen oder Interviews. So gestalten Sie ein abwechslungsreiches Programm.
4. Es gibt kein Live-Gefühl ohne erstklassige Moderation.
Punkt.
5. Die Zuschauer können nicht den Kopf drehen.
Da die Zuschauer nicht "den Kopf drehen" und umher schauen oder gehen können, muss das Regie-/Bühnenregie-Team die Kontrolle übernehmen und das für Sie tun. Nutzen Sie Funktionen Ihrer ausgewählten Tools, um dies so weit wie möglich nachzustellen und auch visuell für Abwechslung zu sorgen.
Im Idealfall haben Sie zwei bis drei Kameras, zwischen denen Ihre Regie umschalten kann. Auch das sollten Sie sich von den professionellen Shows abschauen. Eine Close-Up-Kamera, eine Totale und vielleicht eine mobile Kamera. So siegen Sie mit Abwechslung und Dynamik über die Müdigkeit des Zuschauers.
6. Eine gute location wirkt Wunder.
Noch besser: Sie haben die Möglichkeit von einer Drehlocation aus mit einem Regieteam zu arbeiten.
Wenn die Signifikanz und das Budget Ihres Kommunikationanlasses es hergeben - z.B. bei einem Produktlaunch - bauen Sie die gleiche Bühne, wie Sie sie für das große physische Ereignis geplant haben und geben Sie Ihren Zuschauern das Gefühl, bei Ihnen im Saal zu sitzen!
Wecken Sie die Erinnerungen an die Relevanz physischer Veranstaltungen, bei denen Produkt und Mensch greifbar werden - in 3D und mit allen Dimensionen der Realität, dem Nervenkitzel und einer aufgeregten Location voller neugieriger Menschen. Digital bleiben uns sonst nur Greenscreens, virtuelle Hintergründe und Co., die noch weit entfernt davon sind uns so in das Geschehen einzubinden, wie wir es von Messen, Networking-Events und Konferenzen gewohnt sind - und Veranstaltungen in ihrer Außenwirkung abschwächen.
7. Denken Sie Hybrid!
Sie haben es vielleicht schon erkannt: Unser letzter Tipp für eine erfolgreiche digitale Show ist nur teilweise digital. Und auch gar nicht neu. Kombinieren Sie ein physisches Event mit einer Live-Übertragung - wenige ausgewählte Zuschauer vermitteln Exklusivität sowie Event-Feeling und bieten außerdem einen tollen Anlass, um die Beziehung zu den geladenen VIP-Gästen zu festigen und das Meiste aus den Inhalten ihres Programms herauszuholen.
Auch wir sind mit unserer offline Networkingreihe XING Puls Digitalisierung in den digitalen Raum umgezogen - und haben bei einem denkbar leicht übertragbaren Format einiges an Änderungen vorgenommen:
Kürzer, prägnanter und online-exklusiv sogar im Kurzformat "XING Lunch-Impuls".
Im Vordergrund stehen praxisnahe Insights rund um Digitalisierung und Austausch in Breakout-Rooms.
Online ein großer Vorteil: Echtzeit-Interaktion mit dem Publikum
Wenn Sie Ihr Event planen, denken Sie verfügbare Möglichkeiten zur Interaktion gleich mit: Ihre Teilnehmer werden es zu schätzen wissen, direkt involviert zu werden und einen Platz für ihre Fragen und die Teilnahme an Diskussionen zu finden.
- Lassen Sie die Chefredaktion nach guten Möglichkeiten suchen, kleine Umfragen in die Gespräche zu integrieren
- Setzen Sie eine*n Chat-Moderator*in ein, um
- … Infos & Links mit Ihren Zuschauern zu teilen,
- … technische Fragen zu beantworten
- … Live-Fragen zu sammeln und kuratieren, die nach den Gesprächen in Q&As beantwortet werden
- Nutzen Sie Funktionen wie getrennte Chat-Räume, um Menschen miteinander zu verknüpfen und Networking zu ermöglichen.
- Fragen Sie nach Feedback und lassen Sie Ihre Teilnehmer an der Gestaltung Ihrer Events teilhaben - besonders digital haben sie unzählige Möglichkeiten, ein Stimmungsbild ihrer Teilnehmer einzuholen und sofort darauf zu reagieren.
Fazit
Bevor Sie virtuelle Events planen, fragen Sie erstmal nach dem “Warum”
Viele unserer Partner und Kunden fragen uns in letzter Zeit nach unserer Meinung als Digitalagentur, wie sie virtuelle Messen umsetzen können.
Unsere Antwort ist zunächst die Frage nach dem Sinn, kurz: “Warum eigentlich - Was soll erreicht werden?”
Was eigentlich dahinter steckt: Wenn wir wissen, welche Rolle die Veranstaltung im Vertriebsweg spielt, finden wir eine Antwort, welches digitale Format sich eignet, um die Besonderheiten des Events virtuell nachzuempfinden und die entsprechenden Ziele zu erreichen.
Wer sich darauf einlässt, zu hinterfragen, wie die adressierte Zielgruppe online kommunizieren kann und will, der gewinnt erfolgreich neue Wege, um das eigene Unternehmen langfristig digital zu unterstützen.
Das kann allerdings auch bedeuten, überhaupt nicht in Events zu denken, sondern alternative digitale Kanäle oder Plattformen zu erschließen, die ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis für Ihre Zielerreichung mitbringen.
Michael Kirchberger - Ihr Ansprechpartner bei SNK
Michael Kirchberger ist Geschäftsführer der Digitalagentur schoene neue kinder und Lead Consultant der Digital-Unit des Arbonia Konzerns. Aufgrund seiner jahrelangen Erfahrung in verschiedenen Konzernen und als Gründer einer Digitalagentur weiß er, warum sich Unternehmen oftmals schwer tun, Quick-Wins im digitalen Umfeld schnell umzusetzen. Und dass „Done“ besser ist als „Perfect“.
Michael Kirchberger
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