Sinn und Unsinn virtueller Messen und Events

Warum wir digitale Veranstaltungen gerne hinterfragen

Zu sehen ist Laura Zwanziger

Laura Zwanziger | 15.09.2020

Ein Screenshot zeigt eine Teilnahme an einem digitalen Event via Livestreaming
© Marc Schulte - Pexels

Virtuelle Messe, aber wie?

Wenn Roadshows und Fachmessen durch Corona nicht stattfinden können und große Veranstaltungen rein digital umgesetzt werden, fühlen sich Unternehmen nahezu verpflichtet, virtuelle Veranstaltungsräume für sich zu erschließen. 

Wir finden virtuelle Messen und Events gar nicht so schlecht, wie vielleicht der Titel unseres Beitrags vermuten lässt – ganz im Gegenteil. Digitale Veranstaltungen öffnen spannende Kommunikationsmöglichkeiten – sowohl für die B2C-, und B2B-Kommunikation oder den Vertrieb, aber auch für die unterschiedlichsten Bereiche des eigenen Unternehmenskosmos, z. B. das Recruiting oder interne Prozesse. 

Aber sie sind eben nicht dasselbe wie Fach- oder Karrieremessen, auf denen wir Produkte und Neuerungen direkt zum Anfassen vor uns haben oder Kunden und Kundinnen sowie potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inklusive Gestik, Mimik UND Körpersprache kennenlernen können. 

Sie können die persönliche Konversation nicht genauso abbilden: Immerhin sehen wir digital unser Gegenüber nur in 2D und meistens nicht einmal ganz. Außerdem bringt ein völlig anderes technisches Umfeld auch seine eigenen Abläufe und Besonderheiten für Kommunikation und Interaktion mit sich – und darum geht es bei Events: Direkter und unmittelbarer Kontakt.

Digitale Events

Ein Achterbahnvideo ersetzt einfach nicht die Achterbahnfahrt.

Auch wenn es nahe liegt, über den digitalen Ersatz der Fachmessen zu schreiben, sind wir der Meinung, dass es keinen wirklichen Ersatz für physische Events geben kann. Wir müssen die Besonderheit digitaler Veranstaltungen verstehen und den Fehler vermeiden, sie nur als eine digitale Kopie des physischen Erlebnisses zu betrachten. Denn virtuelle Live-Kommunikation stellt ganz andere Anforderungen.

Nicht immer ist ein digitales Event das passende Format

Bevor Sie damit beginnen, Ihre virtuelle Messe oder ein digitales Event zu planen, empfehlen wir: Überlegen Sie sich erst das „Warum” und danach erst das „Wie”. 

Das hat einen einfachen Grund: Kein Event kann 1:1 auf digital übertragen werden – und nicht immer lohnt es sich, nur in Event-Formaten zu denken. Vergewissern Sie sich erst, dass die Veranstaltung und deren Zielsetzung überhaupt auf ein digitales Event übertragbar ist. Wenn nicht, prüfen Sie alternative virtuelle Kommunikationswege, mit denen Sie Ihre Unternehmensziele effizienter und kostengünstiger erreichen können. Auch wenn das bedeutet, sich zumindest vorerst von einem Event-Format zu verabschieden.

Der Worst Case für jedes Event:

Das Publikum bleibt aus. Was Sie dagegen tun können? Unterhaltung und gutes Storytelling zu jedem Moment der Event-Kommunikation und -Durchführung sind der Schlüssel, um Anmeldungen zu steigern, die No-Show-Rate zu verringern und die Gäste nicht während der Veranstaltung zu verlieren.

Digital wie analog gilt: Eine positive Customer Journey zählt.

Zu sehen sind leere Stühle, die das Worst Case Szenario bei einem virtuellen Event darstellen

3 Faktoren für erfolgreiche Veranstaltungen online

Wenn eine Entscheidung für ein Live-Event gefallen ist und Sie definiert haben, wie es auf Ihre Ziele einzahlt, machen Sie sich Gedanken, welche Faktoren für den Erfolg des virtuellen Ereignisses eine Rolle spielen. Wir haben unsere Erfahrungen für Sie zusammengefasst:

  1. Digitale Events sind TV-Shows
  2. Denkwürdige Shows leben von Spannung und Vielseitigkeit
  3. Interaktionen mit dem Publikum sind Gold wert 

Digitale Events sind TV-Shows

Um eine gute Show zu bieten, empfehlen wir, sich die richtigen Best Practices anzuschauen – und dem, was wir mit digitalen Events zu erreichen versuchen, kommen Beispiele von Fernsehshow-Produktionen am nächsten.

Wenn Sie zum Beispiel an große digitale Ereignisse wie die legendären Apple Keynotes denken, fällt Ihnen auf, wie sehr sie eben genau diesen großen Fernsehshow-Produktionen ähneln. Sicherlich handelt es sich dabei auch um physische Ereignisse – aber das nur für einige wenige Anwesende. Für die weitaus größere Mehrheit ist es ein rein digitales Erlebnis.

Die Apple-Keynote "one more thing" als Beispiel (Vgl. Quellen)

Was eine gute Show ausmacht

Da bei digitalen Veranstaltungen die meisten Erfahrungen aus dem wirklichen Leben rund um alle Keynotes fehlen, ist die Qualität der Vorträge besonders zentral. Präsentationen und Demos müssen mit einem viel höheren Qualitätsniveau geschrieben und produziert werden.

Das bedeutet in erster Linie:

1. Chefredaktion ist Pflicht

Die Veranstaltung erfordert eine Chefredaktion, die sich um die Gesamtstory, die inhaltliche Fertigstellung, den Wortlaut und die Tonalität usw. kümmert.

Der gesamte Inhalt muss gut abgestimmt und geplant sein.
 

2. Produzieren Sie die Inhalte in besonders hoher Qualität vor

Präsentationen müssen in Formulierung, Ablauf, Layout und Design State-of-the-Art sein. Dies erfordert innovative Präsentationsarbeit und wir empfehlen zusätzliche Zeit und Ressourcen für wirklich gutes Design einzuräumen, damit Ihr Publikum auf jeder neuen Folie mit guten visuellen Erfahrungen belohnt und unterhalten wird. 

Gut gescriptet und ausgeführt können zum Beispiel auch vorbereitete Videoclips großartige Unterhaltung sein und die Veranstaltung auflockern.
 

3. Der Inhalt muss vielseitig sein

Digital werden Ihre Gäste besonders schnell müde, wenn sie sich stundenlang dieselbe Art von Inhalt ansehen. Bieten Sie ihnen vielseitige Inhalte und wechseln von Live-Vorträgen zu vorproduzierten Videos, Animationen, Live-Übertragungen von anderen Veranstaltungsorten, Gesprächen mit Experten und Expertinnen oder Interviews. So gestalten Sie ein abwechslungsreiches Programm.
 

4. Es gibt kein Live-Gefühl ohne erstklassige Moderation

Punkt.
 

5. Das Publikum kann den Kopf nicht drehen

Da bei einer digitalen Veranstaltung das „Kopf drehen" und umschauen nicht möglich ist, muss das Regie-/Bühnenregie-Team die Kontrolle übernehmen und das für Ihr Publikum ermöglichen. Nutzen Sie Funktionen Ihrer ausgewählten Tools, um dies so weit wie möglich nachzustellen und auch visuell für Abwechslung zu sorgen.

Im Idealfall haben Sie zwei bis drei Kameras, zwischen denen Ihre Regie umschalten kann. Auch das sollten Sie sich von den professionellen Shows abschauen. Eine Close-Up-Kamera, eine Totale und vielleicht eine mobile Kamera. So siegen Sie mit Abwechslung und Dynamik über die Müdigkeit der Zuschauenden.
 

6. Eine gute Location wirkt Wunder

Noch besser: Sie haben die Möglichkeit von einer Drehlocation aus mit einem Regieteam zu arbeiten. 

Wenn die Signifikanz und das Budget Ihres Kommunikationanlasses es hergeben, etwa bei einem Produktlaunch, bauen Sie die gleiche Bühne, wie Sie sie für das große physische Ereignis geplant haben und geben Sie Ihren Gästen das Gefühl, bei Ihnen im Saal zu sitzen! 

Wecken Sie die Erinnerungen an die Relevanz physischer Veranstaltungen, bei denen Produkt und Mensch greifbar werden – in 3D und mit allen Dimensionen der Realität, dem Nervenkitzel und einer aufgeregten Location voller neugieriger Menschen. Digital bleiben uns sonst nur Greenscreens, virtuelle Hintergründe und Co., die noch weit entfernt davon sind, uns so in das Geschehen einzubinden, wie wir es von Messen, Networking-Events und Konferenzen gewohnt sind – und Veranstaltungen in ihrer Außenwirkung abschwächen.
 

7. Denken Sie hybrid!

Sie haben es vielleicht schon erkannt: Unser letzter Tipp für eine erfolgreiche digitale Show ist nur teilweise digital. Und auch gar nicht neu. Kombinieren Sie ein physisches Event mit einer Live-Übertragung: Ein kleines, geladenes Publikum vor Ort vermittelt Exklusivität sowie Event-Feeling und bietet außerdem einen tollen Anlass, um die Beziehung zu den geladenen VIP-Gästen zu festigen und das Meiste aus den Inhalten ihres Programms herauszuholen.

Online ein großer Vorteil: Echtzeit-Interaktion mit dem Publikum

Wenn Sie Ihr Event planen, denken Sie verfügbare Möglichkeiten zur Interaktion gleich mit: Ihre Gäste werden es zu schätzen wissen, direkt involviert zu werden und einen Platz für ihre Fragen und die Teilnahme an Diskussionen zu finden.  

  • Lassen Sie die Chefredaktion nach guten Möglichkeiten suchen, kleine Umfragen in die Gespräche zu integrieren.
  • Betrachten Sie die Moderation des Chats als eigenständige Position, um 
    • … Infos & Links mit den Zuschauenden zu teilen, 
    • … technische Fragen zu beantworten,
    • … Live-Fragen zu sammeln und zu kuratieren, die nach den Gesprächen in Q & As beantwortet werden.
  • Nutzen Sie Funktionen wie getrennte Chat-Räume, um Menschen miteinander zu verknüpfen und Networking zu ermöglichen.
  • Fragen Sie nach Feedback und ermöglichen Sie so Teilhabe an der Gestaltung Ihrer Events – besonders digital haben sie unzählige Möglichkeiten, ein Stimmungsbild in Echtzeit einzuholen und sofort darauf zu reagieren.

Fazit

Bevor Sie virtuelle Events planen, fragen Sie erstmal nach dem „Warum”

Wir werden als Digitalagentur in letzter Zeit oft nach unserer Meinung gefragt, wie virtuelle Messen umgesetzt werden können.

Unsere Antwort ist zunächst die Frage nach dem Sinn, kurz: „Warum eigentlich? Was soll erreicht werden?”

Was eigentlich dahinter steckt: Wenn wir wissen, welche Rolle die Veranstaltung im Vertriebsweg spielt, finden wir eine Antwort, welches digitale Format sich eignet, um die Besonderheiten des Events virtuell nachzuempfinden und die entsprechenden Ziele zu erreichen. 

Wer sich darauf einlässt, zu hinterfragen, wie die adressierte Zielgruppe online kommunizieren kann und will, der gewinnt erfolgreich neue Wege, um das eigene Unternehmen langfristig digital zu unterstützen.

Das kann allerdings auch bedeuten, überhaupt nicht in Events zu denken, sondern alternative digitale Kanäle oder Plattformen zu erschließen, die ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis für Ihre Zielerreichung mitbringen. 

Quelle: Apple YouTube, One more thing, zuletzt aufgerufen am 02.03.2022

Zu sehen ist Laura Zwanziger

Über die Autorin

Laura Zwanziger

Laura Zwanziger ist Senior Digital Marketing Consultant und entwickelt holistische Marketingkonzepte. In eine bestimmte Marketingschublade lässt sie sich dabei ungern stecken. Warum? Für sie braucht Marketing als erstes ein Fundament aus einem klaren unternehmerischen Selbstverständnis, Mut zu Authentizität und ein tiefes Verständnis für Zielgruppen. Wenn dann noch eine gute Datengrundlage dazukommt, ergeben sich die passenden Maßnahmen fast wie von selbst.